公告 更多

　　——商務(wù)部整理合同文檔管理工作側(cè)記

　　作為商務(wù)部的一員，日常合同、簽收、發(fā)票、匯票與支票管理是我們的重要工作，領(lǐng)導(dǎo)一直也強(qiáng)調(diào)大家對(duì)于管理文件一定要謹(jǐn)慎、規(guī)范，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要求做到審查完畢，不把問(wèn)題推給下一環(huán)的其它同事。

　　合同檔案應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，在保管和統(tǒng)計(jì)方面，要求文件的齊全、準(zhǔn)確和完整。裝訂成冊(cè)，案卷首頁(yè)為目錄，目錄記載檔案內(nèi)材料的主要內(nèi)容、形成時(shí)間、排列順序等。

　　每天都經(jīng)歷著合同與簽收的管理工作，每年都會(huì)整理并規(guī)劃好合同資料，把已執(zhí)行完的項(xiàng)目與簽收等資料進(jìn)行封箱存檔，以便更好的管理新的合同。每年度中旬，由小組領(lǐng)導(dǎo)安排，由我跟進(jìn)完成合同打包工作，打包整理都要大家抽時(shí)間完成，有時(shí)加班加點(diǎn)的進(jìn)行，方法與要求提早下發(fā)郵件指導(dǎo)，特別是新同事未操作過(guò)的要進(jìn)行協(xié)助完成。

　　合同貴在利用，重在管理，每年的合同整理工作要嚴(yán)格執(zhí)行。2015年6月，我們接到了小組領(lǐng)導(dǎo)的安排，由我們兩個(gè)男生幫忙搬運(yùn)重的資料，提醒大家提前進(jìn)行資料整理，7月中旬進(jìn)行裝箱。這不僅是個(gè)體力活，也是技術(shù)活，我們又迎來(lái)了整理大潮，翻箱倒柜的打包裝訂，一本本一箱箱都按要求做好目錄與標(biāo)示，按照全國(guó)各辦事處與年份進(jìn)行分類，再分裝各箱，郵件知會(huì)倉(cāng)庫(kù)同事，對(duì)合同與簽收等資料都要整齊劃一的按年份放一整板入倉(cāng)庫(kù)存放。因?yàn)楣ぷ饕笥行┖贤嚓P(guān)部門(mén)還會(huì)查閱，商務(wù)合同管理會(huì)存放兩年的資料在總部，以便后期查找。以換出新的地方以便新的合同整理更方便快捷。

　　每月商務(wù)部都會(huì)進(jìn)行研討會(huì)議，各小組內(nèi)工作的配合，案例的分享，工作中好的操作方法介紹，或者是一個(gè)能提高大家工作效率的函數(shù)，都能讓我們受益匪淺。小組每位同事都不吝嗇自已的好主意，好方法，與大家分享，為小組為部門(mén)貢獻(xiàn)自已的力量。(商濤)